Por lo general, cuando adquirimos un producto o servicio solemos recibir una factura. Sin embargo ¿Qué ocurre si la persona que nos vende el producto o servicio no está obligada a facturar? En Colombia, desde hace años de utiliza algo que resuelve esta situación. Aquí te explicamos cómo hacer una cuenta de cobro.

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¿Cómo hacer una cuenta de cobro?

En Colombia hacer cuentas de cobro es algo muy extendido desde hace varios años. Esto, principalmente, porque hay personas que tienen la obligación de facturar. Entonces, para hacer algo similar a la factura, se hacen las cuentas de cobro. Sin embargo, en esto hay una curiosidad: mediante este documento se le pide al deudor cancelar la deuda por el producto o servicio que se le proporcionó. Este último, a la par, debe hacer otro documento denominado documento equivalente con el cual reconoce y asume la deuda que se establece en la cuenta de cobro.

De hecho, este tipo de documentos están tan extendidos en Colombia que podemos encontrar en Internet una cantidad innumerable de páginas con información para hacer el formato de cuenta de cobro. Sin más preámbulos, veamos qué debe contener una cuenta de cobro:

  • El título que la identifique como cuenta de cobro.
  • La empresa contratante.
  • Contratista y su identificación.
  • Valor del trabajo que se realizó.
  • Descripción de los trabajos que se llevaron a cabo.
  • Firma y datos de contacto del contratista.

Esto sería todo lo que incluye una cuenta de cobro. Hay que hacer énfasis en la firma y los datos del contratista, pues, en caso de que no se pueda realizar el cobro, esto tiene mucha importancia pues el contratista debe reconocer que existe la deuda. Si, en caso contrario, no tiene firma, habrá que probar de otra forma que la deuda existe.

Una cuenta de cobro quizás pueda servir para llevar el control de tu negocio, pero ten en cuenta que esto no es válido a nivel judicial. De todos modos esto lo verás más adelante.

Un ejemplo de cuenta de cobro

Ya sabemos la información que debe contener este documento, pero, por si aún te preguntas «¿Cómo hacer una cuenta de cobro?», aquí te mostraremos un modelo que servirá de ejemplo:

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Hay que aclarar que se trata tan solo de un modelo de cuenta de cobro y que no necesariamente debes hacerlo de la misma forma. Podemos realizar una cuenta de cobro o con otro orden de nuestra preferencia. La cuestión está en que contenga la información.

Ahora, la pregunta sería ¿Por qué en un documento de este estilo no hay un formato fijo? Es decir, si se trata de un documento legal, debería haber un formato fijo, que todos los documentos similares también tengan. Esto se debe a que, si bien, resuelve un problema, no es reconocido como un documento legal. Más adelante explicaremos esto.

¿Qué es una cuenta de cobro y por qué se usa?

La cuenta de cobro es un documento que se le entrega a otra persona o entidad con el fin de solicitar que se cancele un valor que se adeuda por la realización de un trabajo o la entrega de un producto. Es algo que se utiliza ampliamente por aquellos que no tienen obligación de facturación, es decir, no deben pagar IVA. Además, para que esto se pueda hacer, el cliente o deudor sí debe ser alguien que pague IVA.

Digamos que es como una especie de factura. Sin embargo, en una factura vemos que se muestra lo que hemos pagado, tanto la cantidad que pagamos como el producto o servicio cancelados. En este caso no es así, lo que se muestra es el producto o servicio que debemos pagar. He ahí la diferencia, no hemos pagado todavía.

El cliente o deudor, si es contribuyente, emite un documento equivalente, con el cual reconoce la deuda como deducible dentro de sus impuestos. Es decir, es un documento equivalente a la factura, con el que se reconoce el monto a pagar al contraer una deuda con una persona no obligada a facturar. Este documento sirve como un respaldo, ya lo veremos a continuación.

¿Qué validez tienen estos documentos?

La cuenta de cobro no presta mérito ejecutivo. Es decir, no es posible utilizarlo para cobrar o reclamar de manera judicial el valor que en este documento se estipula. Para poder cobrar o reclamar el valor que se contempla en un documento, este debe prestar mérito jurídico y para ello debe ser un contrato del servicio o bien una factura. Solo esto sirve realmente como soporte para el servicio o producto vendido. Sin embargo, sí se puede hacer algo para que la cuenta de cobro sea válida.

Para que la cuenta de cobro tenga validez ante el DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) esta debe ir acompañado del documento equivalente a la factura, el cual, como mencionamos antes, elabora el comprador. Además, algo que también debe acompañar a la cuenta de cobro es el RUT (Registro Único Tributario) de la persona que presta el servicio o el vendedor. Si el comprador o deudor es una persona no responsable de IVA, es decir, que no tiene obligación de facturar, entonces no está en la obligación de emitir un documento equivalente.

El documento equivalente debe contener todo lo que contempla el artículo 771-2 del estatuto tributario del DIAN. Según vemos en el sitio web oficial del DIAN, este artículo trata la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Puedes verificar este artículo mediante este enlace.

Si, tu cuenta de cobro tiene tu firma, cuentas con el documento equivalente a la factura y tu RUT, entonces puede ser valedera para las entidades jurídicas. Sin embargo, es más recomendable respaldar tus productos y servicios de forma que puedas reclamar el pago.

Si deseas leer algo más, te invitamos a que aprendas a calcular tu dígito de verificación del Dian. A su vez, te dejamos un vídeo aquí abajo sobre cómo puedes hacer tu cuenta de cobro, así podrás ampliar aún más la información dada aquí en este artículo.