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¿Cómo Redactar un Oficio? Pautas, Tipos y Ejemplos
Un oficio es un documento escrito en el cual se exponen motivos y/o solicitudes de forma detallada y formal. Suele ser el medio de intercambio de información entre una entidad y otra.
A continuación compartimos algunos **tips** para **redactar un oficio efectivo**:
– Utiliza un lenguaje formal.
– Utiliza un tema para la redacción.
– Incluye la identificación de todas las partes involucradas de forma clara.
– Utiliza parrafos y encabezados.
– Elabora una carta precisa y breve.
**Tipos de Oficios**
– De solicitud: el remitente solicita una alguna respuesta a su mensaje.
– De felicitación: se usa para felicitar a alguien o para agradecer alguna acción.
– De reclamación: el remitente reclama alguna acción o proceso.
– Circulares: contienen información general y convocatorias.
**Ejemplo #1**
**A**: Dirección de SANELA
**De**: Jefatura de Compras
**Fecha**: 28/11/2020
**Asunto**: Solicitud de materiales
Estimada Dirección de SANELA
Por medio de la presente, Jefatura de Compras le hace llegar su solicitud para obtener los siguientes materiales:
**Listado de Materiales:**
– 6 Cajas de manguera
– 8 Guantes
– 10 Botellas de plástico
– 10 Tapones de plástico
La compra de los materiales es con fines de producción. Se les agradece la rapidez con la que realicen el envío para poder atender a los clientes.
Atentamente,
Jefatura de Compras
**Ejemplo #2**
**A**: Estudiantes de Educación Media
**De**: Dirección de Colegio
**Fecha**: 2/12/2020
**Asunto**: Participación de Estudiantes en Programa de Becas
Estimados Estudiantes de Educación Media:
Por medio de la presente, les hacemos llegar la invitación para que formen parte del Programa de Becas destinado a los estudiantes que se encuentran cursando su último año de Educación Media en nuestro Colegio.
El programa contará con la participación de los estudiantes destacados en varias áreas tales como estudio, deportes y/o cualquier otra área que sea relevante para el servicio a la comunidad. Los estudiantes interesados deben presentar la postulación para el programa en la Oficina de Becas, a más tardar el día 15 de diciembre.
Atentamente,
Dirección de Colegio
¿Cómo Redactar un Oficio? Pautas, Tipos y Ejemplos
Un oficio es una comunicación escrita usada para informar, dar órdenes o solicitar información entre entidades, personas o instituciones. Existen varios tipos de oficios según el motivo de la solicitud.
Consejos para Redactar un Buen Oficio
- Utiliza un lenguaje formal y correcto: los oficios son documentos formales y debe utilizarse un lenguaje apropiado.
- Mantenga el orden y la claridad en el contenido: deje de lado los conceptos irrelevantes, concretando al mínimo la información que se desea transmitir.
- Verifica los datos: revisa el contenido del oficio antes de enviarlo para garantizar la exactitud e integralidad de la información.
- Utiliza encabezados: una buena forma de identificar de forma clara y ordenada los ítems a tratar es utilizar encabezados y con ello, facilitar la visualización y transmitir la información de manera comprensible.
Tipos de Oficios
- Oficios de Petición: se emiten con fines de exhortar, solicitar o solicitar respuesta de alguna información.
- Oficios de invitación a un evento o actividad: se crea para inducir al lector sobre la asistencia al evento o actividad.
- Oficios de agradecimiento: se usa para agradecer a la entidad o persona que lo recibe por su participación o contribución.
- Oficios de aclaración o descargo: se realiza para informar, aclarar o justificar situaciones de controversias.
Ejemplos de Oficios
A continuación, un ejemplo de cada tipo de oficio descrito anteriormente:
- Oficio de Petición: La Secretaría de Finanzas de la Universidad Nacional, por medio del presente, solicita la información relacionada con la realización de pagos en la institución correspondientes al mes de junio de 2020.
- Oficio de Invitación: De parte del la Jefatura de Recursos Humanos de la empresa Gema S.A., se le extiende una cordial invitación para que nos acompañe al evento de lanzamiento de nuestra nueva sede oficial.
- Oficio de Agradecimiento: La Corporación iRobot desea agradecer el gran esfuerzo y el apoyo que nos han brindado a lo largo de los años el equipo de Proyectos Especiales.
- Oficio de Aclaración: La Sociedad de Ingenieros de Morazón desea aclarar las acusaciones vertidas hacia nuestra empresa el pasado 15 de diciembre de 2020.
En conclusión, un oficio es una herramienta útil para transmitir información entre entidades, personas o instituciones. Siguiendo algunos sencillos consejos relacionados con el lenguaje, la estructura y los datos a proporcionar, redactar un oficio es una tarea sencilla. Deben identificarse los distintos tipos de oficios según el motivo de la solicitud y señalar algunos ejemplos para tener una referencia.